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如何写会议纪要?

 
时间:2016-07-11  信息来源:中国保安协会  点击:1366次  【字体:
 
文种概述

  会议纪要的含义

  会谈纪要是适用记载和表达会议主要精神和议定事项的行政公文。比较重要的会议的主要精神和议定事项需要传达,一般都用会议纪要来行文。

  会议纪要容易和会议记录相混淆,其实,二者有着本质的不同,主要体现在以下三个方面:

  首先,从文体性质来看,会议纪要是正式的公文文种,而会议记录只是会议情况的记录,只是原始材料,不是正式公文。

  其次,从内容上看,会议记录无选择性、提要性,会议上的情况都要一一记录下来;而会议纪要有选择性、提要性,不一定要包容会议的所有内容。

  其三,从形成的过程和时间方面看,会议记录是随着会议的进行过程同步产生的,而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。

  会议纪要通过记载会议的基本情况、会议主要成果、会议议定事项,综合概括性地反映会议的基本精神,以便与会单位统一认识,在会后贯彻落实。会议纪要基本上是下行文,但与会单位不一定是召集会议机关的下属,有时是会协作单位,所以它作为下行文是相对而言的。事实上,会议纪要有时要向上级机关呈报,有时向同级机关发送,有时向下级机关下发。

  会议纪要的种类

  根据会议性质,会议纪要可分为办公室会议纪要和专题会议纪要两类。

  办公会议纪要 办公会议纪要是记载和传达由机关、单位召开的行政办公会议的纪要。它主要用来反映领导机关开会研究问题、部署工作的情况,其作用是为机关、单位工作的开展提供具体的指导和依据。

  专题会议纪要 专题会议纪要是指各种各样的交流会、座谈会、研讨会的纪要。这类纪要,有的起通报会议情况的作用,使有关人员尽快知道会议基本情况和主要精神;有的具有指导作用,其传达的会议精神,可对有关方面的工作予以指导。

  写作格式

  标题

  会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。

  单标题 由“会议名称加文种”构成,如《全国农村工作会议纪要》

  双标题 由“正标题加副标题”构成。正标题揭示会议主旨,副标题标示会议名称和文种。

  正文

  会谈纪要的正文大多由导言和主体构成,具体写法依会议内容和类型而定。

  开头

  主要用于概述会议基本情况。办公会议属于例会,开头可以写得比较简单,但其他会议则要介绍召开会议的根据或者目的、时间、人员、主要活动和收获等。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。

  主体

  集中表述会议主要情况和议定事项,这是会议纪要的核心部分,主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种:

  条文式定法。按议定事项写,就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。

  综述式写法。按问题写,就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分,每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。

  摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时,在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容,有时根据会议议题,在发言人前面冠以小标题,在小标题下写发言人的名字。 (李林 辑)

 

 
 
 
 
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